الفروع والمواقع

موقع بيع، مخزن، قالب فاتورة، مجموعة سعر، مستخدمون، ومخزون مستقل

الفروع والمواقع — كل فرع يبيع ويشتري بمخزونه وأرقامه

دليل عملي يشرح إدارة الفروع والمواقع في «خطوة»: تضيف Business Location لكل فرع أو مخزن، تملأ بياناته، تختار له قالب وترقيم الفاتورة، تحدد مجموعة السعر الافتراضية وطرق الدفع والحسابات، تربط المستخدمين بالفرع، وتحدد المنتجات المتاحة فيه. بعد ذلك، عند البيع أو الشراء، يختار المستخدم الموقع، فتُدار العمليات والمخزون بشكل منفصل لكل Location. بهذه الطريقة تعرف أداء كل فرع بدل دمج كل شيء في رقم واحد.

الموقع قد يكون فرع بيع أو مخزن أو واجهة Storefront

افهم معنى Business Location

في UltimatePOS، Business Location لا يعني فقط فرعاً تقليدياً. يمكن أن يمثل محل بيع، مخزن، واجهة Storefront، أو موقعاً تستخدمه لفصل العمليات. الوثائق تذكر إعداد Multiple Locations أو Warehouse أو Storefronts. لذلك قبل إنشاء المواقع، قرر ماذا يمثل كل موقع عندك: فرع يبيع للزبائن؟ مخزن يستلم بضاعة؟ نقطة بيع داخل شركة؟ هذا القرار يؤثر على المخزون، المستخدمين، الفواتير، والتقارير.

Settings → Business Locations هو المسار الأساسي

أضف موقعاً جديداً من Business Locations

لإنشاء فرع أو موقع جديد، تذكر الوثائق الذهاب إلى **Settings → Business Locations** ثم إنشاء الموقع وملء بياناته. اكتب اسم الموقع بوضوح مثل “فرع الكرادة” أو “مخزن النجف الرئيسي”، ولا تستخدم أسماء عامة مثل “فرع 1” إذا عندك أكثر من مكان. الاسم سيظهر عند البيع والشراء والتقارير، لذلك يجب أن يكون مفهوماً لكل موظف.

بيانات الموقع تظهر في الفواتير والتقارير والتشغيل اليومي

املأ بيانات الفرع الأساسية

عند إضافة الموقع، املأ بياناته الأساسية مثل الاسم والعنوان ووسائل التواصل والتفاصيل المطلوبة في نسختك. هذه البيانات قد تظهر في الفاتورة أو التقارير أو داخل إعدادات الموقع. إذا كان لديك أكثر من فرع، اجعل العناوين واضحة لتسهيل الطباعة والتواصل مع العملاء. بيانات الفرع ليست مجرد إجراء إداري؛ هي جزء من هوية كل موقع.

ترقيم الفواتير يمكن أن يختلف بين الفروع

اختر Invoice Scheme لكل موقع

الوثائق تذكر أنه عند إنشاء Business Location يجب اختيار **Invoice Scheme**. هذا يسمح لكل فرع باستخدام تسلسل أو Prefix مناسب للفواتير إذا احتجت. مثال: فرع بغداد يبدأ بـ BG-، وفرع النجف يبدأ بـ NJ-. الترقيم المنظم يساعد المحاسبة والدعم والبحث عن الفاتورة لاحقاً. لا تترك الفروع تستخدم ترقيماً عشوائياً إذا تحتاج فصل مستندات كل فرع.

كل فرع يمكن أن يملك شكل فاتورة مختلفاً عند الحاجة

اختر Invoice Layout لكل موقع

وثائق Business Locations وInvoice Layout تذكر ربط الـ **Invoice Layout** بالموقع من Business Locations. هذا مفيد إذا كان لكل فرع عنوان مختلف أو قالب طباعة خاص أو معلومات مختلفة على الفاتورة. إذا لم تحدد Layout، قد يستخدم النظام الافتراضي. ربط القالب الصحيح بالموقع يمنع طباعة عنوان فرع خاطئ على فاتورة فرع آخر.

Default Selling Price Group يجعل سعر الفرع مختلفاً بدون تعديل المنتج

اربط الموقع بمجموعة سعر افتراضية إذا تحتاج أسعاراً مختلفة

وثائق Selling Price Groups تذكر أنه يمكن تعيين **Default Selling Price Group** في Add/Edit Business Location. هذا يعني أن نفس المنتج يمكن أن يباع بسعر مختلف في فرع معين أو موقع معين. إذا لم تختر Price Group، يستخدم النظام سعر البيع الافتراضي للمنتج. استخدم هذه الميزة للفروع التي تبيع بسعر جملة أو سعر منطقة مختلفة أو سياسة تسعير خاصة.

Default Payment Accounts يقلل أخطاء الكاشير والمحاسبة

حدد الحساب الافتراضي لكل طريقة دفع في الفرع

من إعداد Add/Edit Business Location، يمكن اختيار حساب افتراضي لكل طريقة دفع حسب وثائق Payment Accounts. عندما يختار المستخدم طريقة دفع في البيع أو الشراء أو المصروف، يمكن أن يُختار الحساب تلقائياً. هذا مفيد إذا كان لكل فرع صندوق نقد أو حساب بنك مختلف. لا تجعل كل الفروع تصب في حساب واحد إذا تريد مراجعة دقيقة لكل موقع.

بعض الفروع تقبل بطاقة أو محفظة، وفروع أخرى نقد فقط

فعّل طرق الدفع المناسبة لكل موقع

من إعدادات الموقع يمكن تفعيل أو تعطيل طرق الدفع المتاحة في ذلك الفرع حسب الوثائق المرتبطة بطرق الدفع. لا تعرض للكاشير طريقة دفع لا يستخدمها فرعه. إذا كان فرع يقبل بطاقة وفرع آخر لا يقبلها، اجعل واجهة الدفع تعكس الواقع. هذا يقلل أخطاء الدفع ويسهل مطابقة الصندوق نهاية اليوم.

الوثائق تذكر اختيار Location عند إضافة المشتريات أو في POS

اختر الموقع عند البيع والشراء

عند وجود أكثر من موقع، تذكر الوثائق أنه يجب اختيار Location أثناء إضافة المشتريات أو داخل POS. هذا الاختيار هو الذي يحدد أي فرع يبيع أو يستلم المخزون. إذا اختار الموظف الموقع الخطأ، ستظهر المبيعات أو الكمية في فرع غير صحيح. لذلك درّب الفريق على التأكد من الموقع قبل أول فاتورة أو أول شراء في اليوم.

كل Location يملك كمياته وتحليله الخاص

افهم أن المخزون والمعاملات منفصلة لكل موقع

وثائق Business Locations تذكر أن المخزون والمعاملات تُدار بشكل منفصل لكل موقع، حتى تستطيع تتبعها وتحليلها لكل Location. هذا يعني أن كمية المنتج في فرع لا تعني نفس الكمية في فرع آخر. إذا كان فرع يملك 10 قطع وفرع آخر صفر، يجب أن يظهر ذلك بوضوح. هذه الفكرة هي أساس multi-branch management.

المستخدم قد يصل لكل المواقع أو مواقع محددة

اربط المستخدمين بالمواقع التي يحتاجونها فقط

وثائق إضافة المستخدم تذكر أنه عند إضافة المستخدم يمكن اختيار المواقع التي يستطيع الوصول إليها: كل المواقع أو موقع واحد أو أكثر. هذه الخطوة مهمة جداً: موظف فرع لا يحتاج رؤية فروع أخرى، ومدير عام قد يحتاج كل الفروع. إذا تركت الوصول مفتوحاً للجميع، ستزيد أخطاء البيع والشراء وتتعرض بيانات الفروع الحساسة للظهور بلا حاجة.

بعض الإصدارات نقلت صلاحية المواقع من Roles إلى Users

لا تبحث عن المواقع في الأدوار فقط بعد التحديثات الحديثة

سجل الإصدارات في UltimatePOS يذكر أن صلاحية المواقع انتقلت من الأدوار إلى شاشة Add/Edit Users في إصدارات حديثة، مع الحاجة إلى تحديث مواقع المستخدمين يدوياً بعد التحديث. لذلك إذا كنت تحدث النظام، راجع المستخدمين أنفسهم وليس الدور فقط. هذه نقطة مهمة حتى لا يفقد موظف وصوله إلى فرعه أو يحصل على وصول أوسع من المطلوب.

المنتج قد يكون متاحاً في فرع وغير متاح في فرع آخر

اربط المنتجات بالمواقع الصحيحة

داخل `inventory` توجد Business Locations للمنتج، ويمكن أيضاً إضافة أو إزالة منتجات من مواقع متعددة بشكل جماعي. هذا مهم لأن المنتج لا يجب أن يظهر في كل فرع دائماً. إذا لم يظهر المنتج في POS لفرع معين، لا تفترض أن النظام معطل؛ راجع هل المنتج مربوط بذلك الموقع؟ وهل المستخدم داخل الموقع الصحيح؟ ربط المنتجات بالمواقع يحافظ على وضوح البيع والمخزون.

لا تنشئ شراء وهمياً عندما تنقل من فرع لفرع

استخدم التحويلات لنقل البضاعة بين الفروع

إذا أردت نقل بضاعة من فرع إلى آخر، لا تدخلها كمشتريات جديدة. استخدم `stock-transfer-adjustment` وتحديداً Stock Transfer. هذا يحافظ على أثر الحركة: نقص من Location From وزيادة في Location To عند اكتمال التحويل. تطبيق الفروع يحدد المواقع، أما تطبيق التحويلات يدير حركة البضاعة بينها. الفصل يمنع تضخيم المشتريات أو إخفاء فروقات المخزون.

الأداء الحقيقي يظهر عندما تفصل المواقع في التقارير

راجع تقارير كل فرع على حدة

لأن المخزون والمعاملات منفصلة لكل Location، يجب قراءة التقارير حسب الفرع. افتح `reports` واستخدم فلتر Business Location عندما تريد تحليل فرع محدد: مبيعاته، مشترياته، مخزونه، مصاريفه، وأداء كاشيره. لا تحكم على فرع ضعيف من أرقام كل الفروع، ولا تخلط فرع جديد بفرع قديم عند المقارنة.

Disabling Business Location يحافظ على التاريخ ويمنع الاستخدام اليومي

عطّل Business Location بدل حذف أثره

وثائق Business Locations تتضمن جزءاً عن تعطيل Business Location. إذا أغلقت فرعاً أو أوقفت موقعاً مؤقتاً، التعطيل أفضل غالباً من محاولة حذف بياناته. الفرع قد يحتوي مبيعات ومشتريات ومخزوناً وتاريخاً تحتاجه للتقارير. التعطيل يمنع الاستخدام الجديد مع الحفاظ على الأثر القديم.

الموقع وحده لا يكفي؛ تحتاج فاتورة وأسعار ومستخدمين ومنتجات وطابعة

جهّز Checklist قبل فتح فرع جديد

قبل تشغيل فرع جديد، راجع checklist: هل أُنشئ Business Location؟ هل اختير Invoice Scheme وLayout؟ هل حُددت Price Group؟ هل ضُبطت طرق الدفع والحسابات؟ هل رُبط المستخدمون بالموقع؟ هل المنتجات متاحة فيه؟ هل الطابعة والباركود جاهزان؟ هل تم اختبار بيع وشراء تجريبي؟ افتتاح الفرع بدون checklist يخلق أخطاء من أول يوم.

Business Locations داخل نفس النشاط، وليست Multi-business مستقل بالضرورة

لا تخلط الفروع مع الشركات المتعددة

هذا التطبيق يشرح مواقع العمل داخل نفس النشاط أو الشركة. إذا كان عندك أكثر من شركة أو نشاط منفصل تماماً، فقد تحتاج إعداداً مختلفاً حسب نسخة النظام وتراخيصه. لا تستخدم الفرع لتمثيل شركة مستقلة لها محاسبة وهوية ومخزون منفصل بالكامل إذا كانت تحتاج عزلاً أقوى. الفروع مناسبة لتوزيع نفس العمل على مواقع متعددة.

اسم الموقع، المستخدمون، الطابعة، الأسعار، الحسابات، والمنتجات

وثّق إعدادات كل فرع بعد التشغيل

بعد تشغيل الفروع، احتفظ بملف داخلي يوضح إعدادات كل موقع: اسم الفرع، Invoice Scheme، Invoice Layout، Price Group، طرق الدفع، الحسابات الافتراضية، المستخدمون المرتبطون، المنتجات المتاحة، والطابعات. هذه الوثيقة تساعد عند الدعم الفني، نقل جهاز، إضافة مستخدم، أو فتح فرع جديد مشابه. إدارة الفروع ليست إنشاء مرة واحدة؛ هي تشغيل مستمر.