التوصيل والشحنات

كل طلب خارج من المحل يبقى واضح ومسجل

إدارة طلبات التوصيل من مكان واحد

تابع طلبات التوصيل والشحنات من داخل الفاتورة بدل الرسائل المتفرقة. كل طلب يظهر معه العميل، العنوان، المندوب، الرسوم، وحالة الشحنة.

ابدأ الشحنة من نفس مسار البيع

إنشاء طلب توصيل جديد

عند إنشاء فاتورة تحتاج توصيل، أضف بيانات الشحن مباشرة داخل عملية البيع. بهذا لا يخرج الطلب من النظام بدون معلومات تسليم واضحة.

العنوان ورقم الهاتف أهم من أي ملاحظة خارجية

تسجيل عنوان العميل ومعلومات التواصل

سجل عنوان العميل ورقم الهاتف وملاحظات التوصيل داخل تفاصيل الشحنة. هذه البيانات تساعد المندوب وتبقى محفوظة مع الفاتورة عند المراجعة.

رسوم التوصيل يجب أن تظهر ضمن حساب الطلب

تحديد رسوم التوصيل

أضف رسوم التوصيل أو الشحن قبل إتمام الفاتورة حتى يظهر المبلغ النهائي بشكل واضح. هذا يمنع الخلط بين سعر المنتجات ورسوم إيصال الطلب للعميل.

كل شحنة يجب أن ترجع لفاتورة واضحة

ربط الطلب بالفاتورة

اربط تفاصيل التوصيل بالفاتورة نفسها حتى يعرف الفريق ماذا تم بيعه ولمن سيتم تسليمه. إذا حدثت مشكلة لاحقاً، تفتح الفاتورة وتراجع كل تفاصيل الشحنة.

اسم المندوب يحدد المسؤول عن التسليم

تعيين مندوب توصيل للطلب

اختر مندوب التوصيل المناسب للطلب عندما تكون الميزة مفعلة. ربط الشحنة بالمندوب يقلل الأسئلة ويجعل متابعة المسؤولية أوضح.

الحالة تختصر أين وصل الطلب

متابعة حالة الشحنة

حدّث حالة الشحنة مع تقدم الطلب حتى يعرف الفريق هل الطلب قيد التجهيز أو خرج للتوصيل أو تم تسليمه. لا تترك الحالة القديمة بعد تحرك الطلب.

كل مرحلة تحتاج تحديث واضح

تحديث الحالة من قيد التجهيز إلى تم التسليم

عندما يجهز الطلب، غيّر حالته حسب المسار المتفق عليه، ثم حدّثه عند التسليم. التحديث المنتظم يمنع بقاء شحنات معلقة وهي منتهية فعلاً.

طريقة الدفع تؤثر على متابعة المندوب والحسابات

متابعة الطلبات المدفوعة وغير المدفوعة

ميّز بين الطلبات المدفوعة مسبقاً والطلبات التي تحتاج تحصيل عند التسليم. هذا يساعد المحاسبة والمندوب يعرفون ما المطلوب قبل إغلاق الطلب.

التحصيل يجب أن يدخل في حساب واضح

تسجيل الدفع عند الاستلام

إذا كان الدفع عند الاستلام، سجل المبلغ عند رجوع المندوب أو عند تأكيد التحصيل. لا تترك مبالغ التوصيل خارج النظام حتى لا تختلط الحسابات اليومية.

اعرف من يستلم الطلبات ومن ينجزها

متابعة أداء مندوبي التوصيل

راجع الطلبات حسب المندوب حتى تعرف عدد الشحنات، الحالات المتأخرة، والتحصيل المرتبط به. هذه المتابعة تساعدك توزع العمل بعدل وتقلل التأخير.

الوصول السريع للطلبات يقلل وقت المتابعة

البحث والتصفية حسب الحالة أو المندوب

استخدم البحث والتصفية حتى تصل للشحنات حسب الحالة، المندوب، العميل، أو الفترة. هذا مهم عندما تزيد الطلبات وتحتاج تعرف ما المتأخر وما تم تسليمه.

المندوب يحتاج ورقة أو تفاصيل واضحة معه

طباعة أو مشاركة تفاصيل الشحنة

اطبع أو شارك تفاصيل الشحنة مع المندوب قبل خروجه للتسليم. يجب أن تكون المعلومات مختصرة: العميل، العنوان، المنتجات، المبلغ، ورقم التواصل.

الفرع والمنطقة يحددان من يجهز ومن يسلّم

ربط التوصيل بالفروع والمناطق

اربط طلب التوصيل بالفرع أو المنطقة المناسبة حتى لا يخرج الطلب من مكان خاطئ. هذا مهم للأنشطة التي تبيع من أكثر من فرع أو تغطي مناطق مختلفة.

ليس كل موظف يجب أن يغيّر حالة الشحنة أو الدفع

صلاحيات الموظفين على التوصيل

حدد من يستطيع إنشاء الشحنة، تعيين المندوب، تعديل الحالة، أو تسجيل التحصيل. الصلاحيات تمنع تغيير حالة الطلب أو الدفع بدون مسؤولية واضحة.

غالباً المشكلة من عنوان ناقص أو حالة غير محدثة

أخطاء شائعة وحلولها

إذا تأخر الطلب، راجع العنوان والمندوب والحالة أولاً. وإذا لم يظهر التحصيل، راجع طريقة الدفع وتسجيل المبلغ. اجعل تحديث الحالة جزءاً ثابتاً من عمل فريق التوصيل.