المبيعات والفواتير

ابدأ من قائمة المبيعات حتى ترى الصورة كاملة

متابعة كل المبيعات من مكان واحد

من قائمة المبيعات تتابع كل الفواتير: المدفوعة، غير المدفوعة، الآجلة، والمرتجعة. هذه الشاشة تساعدك تعرف ماذا تم بيعه، من العميل، كم المدفوع، وكم بقي بدون الرجوع لأكثر من مكان.

الفاتورة تبدأ من العميل والمنتجات وطريقة الدفع

إنشاء فاتورة بيع جديدة

عند إنشاء فاتورة بيع، أدخل البيانات الأساسية بهدوء: العميل، المنتجات، الكمية، السعر، الخصم إن وجد، وطريقة الدفع. لا تحفظ الفاتورة قبل مراجعة التفاصيل لأن أثرها يظهر في الحسابات والمخزون.

العميل الصحيح يجعل المتابعة أوضح لاحقاً

اختيار العميل وربط الفاتورة بحسابه

اختر العميل قبل حفظ الفاتورة إذا كانت العملية تحتاج كشف حساب أو بيع آجل أو متابعة مستحقات. البيع النقدي السريع يمكن أن يستخدم العميل النقدي، لكن فواتير العملاء يجب أن ترتبط بحسابهم الحقيقي.

كل صنف في الفاتورة يؤثر على الإجمالي والمخزون

إضافة المنتجات إلى الفاتورة

أضف المنتجات من البحث أو الباركود، ثم راجع أن الصنف الصحيح دخل في الفاتورة. إذا كان المنتج غير ظاهر، راجع توفره في الفرع وربطه بالمخزون قبل إكمال البيع.

راجع السطر قبل حفظ الفاتورة

تحديد الكمية والسعر والخصم

بعد إضافة المنتج، تأكد من الكمية والسعر والخصم. الخصم يجب أن يستخدم حسب سياسة العمل والصلاحيات، لأن أي تغيير في السعر يؤثر على الربح والتقارير.

سجّل الدفع كما حدث فعلاً

اختيار طريقة الدفع

اختر طريقة الدفع الصحيحة: نقد، بطاقة، تحويل، أو أي طريقة مفعّلة في النظام. إذا كان الدفع جزئياً، سجّل المبلغ المدفوع واترك المتبقي واضحاً على الفاتورة.

حالة الدفع تساعدك تعرف من سدد ومن بقي عليه مبلغ

الفواتير المدفوعة وغير المدفوعة

تابع حالة كل فاتورة بعد الحفظ. الفاتورة المدفوعة لا تحتاج متابعة مستحقات، أما غير المدفوعة أو المدفوعة جزئياً فتحتاج مراجعة حتى لا تضيع المبالغ المتبقية.

لا تستخدم البيع الآجل إلا مع عميل معروف

البيع الآجل ومتابعة المستحقات

إذا كان العميل سيأخذ البضاعة ويدفع لاحقاً، سجّل الفاتورة كبيع آجل حسب الصلاحيات. بهذه الطريقة يبقى المبلغ مرتبطاً بحساب العميل ويمكن مراجعته لاحقاً.

عرض السعر ليس فاتورة نهائية

عرض السعر قبل البيع

إذا كان العميل يريد معرفة السعر قبل الشراء، أنشئ عرض سعر بدلاً من فاتورة بيع. العرض يحفظ المنتجات والأسعار للرجوع إليها، لكنه لا يجب أن يختلط مع المبيعات النهائية.

عند موافقة العميل لا تعيد الإدخال من البداية

تحويل عرض السعر إلى فاتورة

إذا وافق العميل على عرض السعر، حوّله إلى فاتورة بيع بدل إدخال البيانات مرة ثانية. هذا يحافظ على نفس التفاصيل ويقلل الأخطاء بين العرض والفاتورة.

سلّم العميل نسخة واضحة من العملية

طباعة الفاتورة أو إرسالها للعميل

بعد حفظ الفاتورة، اطبعها أو أرسلها للعميل حسب طريقة عملك. تأكد أن البيانات الأساسية ظاهرة: اسم النشاط، رقم الفاتورة، المنتجات، الإجمالي، المدفوع، والمتبقي.

القالب يجب أن يشبه هوية عملك ويعرض المعلومات المهمة

تخصيص شكل الفاتورة

اضبط شكل الفاتورة من الإعدادات حتى يظهر الشعار، العنوان، الحقول المهمة، وملاحظات البيع بالشكل المناسب. لا تكثر الحقول غير الضرورية حتى تبقى الفاتورة سهلة القراءة.

الحالة توضّح هل الفاتورة مكتملة أو تحتاج متابعة

مراجعة حالة الفاتورة

راجع حالة الفاتورة قبل إغلاق اليوم أو تسليم كشف للعميل. الحالة تساعدك تميّز بين فاتورة مدفوعة، جزئية، غير مدفوعة، أو مرتجعة.

التعديل بعد الحفظ يجب أن يكون مضبوطاً

إلغاء أو تعديل الفاتورة حسب الصلاحية

إذا احتجت تعديل أو إلغاء فاتورة، استخدم ذلك حسب الصلاحية وسياسة العمل. لا تسمح لكل موظف بتعديل الفواتير بعد الحفظ حتى لا تتأثر الحسابات والمخزون بدون رقابة.

المرتجع يعالج الفاتورة والمخزون والمبلغ

مرتجعات المبيعات

عند إرجاع منتج، سجّل مرتجع مبيعات بدل حذف الفاتورة. المرتجع يساعدك تعيد الكمية للمخزون وتوضح المبلغ المسترجع أو المتبقي حسب حالة الفاتورة.

الربح يعتمد على سعر البيع والتكلفة والخصومات

متابعة أرباح المبيعات

راجع أرباح المبيعات من التقارير بعد أن تكون الأسعار والتكاليف مضبوطة. الخصومات أو الأسعار الخاطئة تظهر هنا مباشرة، لذلك ضبط الفاتورة مهم قبل حفظها.

التقرير يوضح أين تحصل المبيعات ومن يشتري أكثر

تقارير المبيعات حسب العميل أو الفرع

استخدم تقارير المبيعات لمعرفة أداء كل فرع، مبيعات كل عميل، وأي منتجات تتحرك أكثر. هذه القراءة تساعدك تقرر شراء، تسعير، أو متابعة عميل.

كل بيع يجب أن ينعكس على كمية المنتج

ربط الفواتير بالمخزون

عند حفظ فاتورة بيع لمنتج يُدار كمخزون، تقل الكمية في الفرع الصحيح. إذا لم تتغير الكمية، راجع إعداد المنتج والفرع وطريقة إدخال الفاتورة.

الضريبة يجب أن تظهر بوضوح داخل الفاتورة

متابعة الضرائب والرسوم

إذا كان نشاطك يستخدم ضرائب أو رسوم، تأكد أنها تظهر في الفاتورة بشكل صحيح. لا تعدّل المبلغ يدوياً إذا كان السبب إعداد ضريبة يحتاج مراجعة.

لا تضيع وقتك بين فواتير كثيرة

البحث والتصفية داخل الفواتير

استخدم البحث والتصفية للوصول إلى فاتورة حسب العميل، التاريخ، الحالة، الفرع، أو رقم الفاتورة. هذا أسرع من التمرير داخل قائمة طويلة.

ليس كل موظف يحتاج نفس الصلاحيات

صلاحيات الموظفين على الفواتير

حدد من يستطيع إنشاء فاتورة، تعديلها، حذفها، عمل خصم، أو تسجيل مرتجع. الصلاحيات الواضحة تقلل الأخطاء وتحافظ على رقابة الإدارة.

راجع السبب قبل تعديل الفاتورة أو المخزون

أخطاء شائعة وحلولها

إذا السعر غير صحيح، راجع المنتج ومجموعة السعر. إذا العميل غير صحيح، عدّل الحساب حسب الصلاحية. إذا المخزون لم يتغير، راجع الفرع وإدارة الكمية. عالج السبب بدل تكرار نفس الخطأ.