المشتريات والموردون

ابدأ من سجل الموردين حتى تكون المشتريات مرتبة

إدارة الموردين من مكان واحد

من شاشة الموردين تقدر تشوف كل مورد، بيانات الاتصال، الفواتير المرتبطة به، المدفوعات، والمتبقي. هذا يجعل المتابعة أوضح من الاعتماد على أوراق أو رسائل متفرقة.

المورد الصحيح يجعل كل فاتورة شراء قابلة للتتبع

إضافة مورد جديد وربطه بالمشتريات

قبل تسجيل الشراء، تأكد أن المورد موجود ببيانات واضحة. الاسم، الهاتف، العنوان، وشروط التعامل تساعدك ترجع للفاتورة أو الدفعة لاحقاً بدون ارتباك.

فاتورة الشراء هي بداية دخول البضاعة للمخزون

إنشاء فاتورة شراء

عند وصول بضاعة أو مستند من المورد، أنشئ فاتورة شراء جديدة. الفاتورة يجب أن تحتوي المورد، الفرع أو المخزن، المنتجات، الكميات، السعر، وحالة الدفع.

لا تحفظ فاتورة شراء بدون مورد واضح

اختيار المورد قبل تسجيل الشراء

اختيار المورد يربط الفاتورة بحسابه ويجعل المستحقات والمدفوعات واضحة. إذا اخترت مورداً خاطئاً، ستظهر الديون والتقارير على حساب غير صحيح.

كل صنف تضيفه سيؤثر على المخزون والتكلفة

إضافة المنتجات إلى فاتورة الشراء

أضف المنتجات التي اشتريتها من المورد، وتأكد أن كل صنف هو نفس المنتج الموجود في النظام. إذا كان المنتج جديداً، أضفه أولاً ببيانات واضحة حتى لا تتكرر الأصناف.

راجع الكمية والسعر قبل حفظ الفاتورة

تحديد الكمية وسعر الشراء

أدخل الكمية المستلمة وسعر الشراء لكل منتج. السعر هنا يؤثر على تكلفة المنتج والربح لاحقاً، لذلك لا تعتمد على التخمين أو السعر القديم إذا تغيّر سعر المورد.

الشراء الصحيح يزيد كمية المنتج في الفرع المحدد

تحديث المخزون بعد الشراء

بعد حفظ فاتورة الشراء، يجب أن تزيد الكمية في الفرع أو المخزن الصحيح. إذا لم تتحدث الكمية، راجع المنتج والفرع وحالة الفاتورة قبل تعديل المخزون يدوياً.

سجّل ما دفعته فعلاً ولا تخلط الدفعات

تسجيل الدفع للمورد

عند دفع مبلغ للمورد، سجله على الفاتورة أو من حساب المورد حسب طريقة العمل. إذا دفعت جزءاً فقط، اترك المتبقي واضحاً حتى يظهر في متابعة الديون.

حالة الدفع توضّح ما تم سداده وما بقي

المشتريات المدفوعة وغير المدفوعة

تابع فواتير الشراء حسب حالة الدفع. الفاتورة المدفوعة لا تحتاج متابعة، أما غير المدفوعة أو الجزئية فتظهر كمستحقات على المورد.

المتبقي على المورد يجب أن يكون واضحاً دائماً

متابعة ديون الموردين

من حساب المورد تستطيع معرفة المبالغ المتبقية، الدفعات السابقة، والفواتير المفتوحة. هذا يمنع نسيان مستحقات أو دفع مبلغ مرتين لنفس الفاتورة.

المرتجع يعالج الكمية والمبلغ معاً

إرجاع المشتريات عند الحاجة

إذا رجّعت بضاعة للمورد، سجّل إرجاع مشتريات بدل تعديل الفاتورة بشكل عشوائي. المرتجع يساعدك تنقص الكمية من المخزون وتوضح المبلغ المسترجع أو المخصوم من المورد.

تكلفة الشراء تؤثر على الربح وسعر البيع

مراجعة تكلفة المنتج بعد الشراء

بعد إدخال الشراء، راجع تكلفة المنتج خاصة إذا تغير سعر المورد أو أضيفت مصاريف. التكلفة غير الدقيقة تجعل تقارير الربح مضللة حتى لو كانت المبيعات صحيحة.

كل كمية يجب أن تدخل في المكان الصحيح

ربط المشتريات بالفروع والمخازن

عند تسجيل الشراء، اختر الفرع أو المخزن الذي استلم البضاعة فعلاً. إدخال الكمية في موقع خاطئ يسبب فرقاً في المخزون عند البيع أو الجرد.

لا تضيع وقتك بين فواتير كثيرة

البحث والتصفية داخل فواتير الشراء

استخدم البحث والتصفية للوصول إلى فاتورة شراء حسب المورد، التاريخ، حالة الدفع، الفرع، أو رقم الفاتورة. هذا أسرع من البحث اليدوي في قائمة طويلة.

احتفظ بنسخة واضحة للمراجعة والمحاسبة

طباعة أو حفظ فاتورة الشراء

بعد تسجيل الشراء، احفظ أو اطبع الفاتورة إذا تحتاجها للمطابقة مع مستند المورد. وجود نسخة واضحة يساعد في مراجعة الكميات والأسعار والمدفوعات لاحقاً.

ليس كل موظف يجب أن يضيف أو يعدل شراء

صلاحيات الموظفين على المشتريات

حدد من يستطيع إنشاء فاتورة شراء، تعديلها، دفع المورد، أو تسجيل مرتجع. صلاحيات المشتريات مهمة لأن أي خطأ يؤثر على المخزون والتكلفة والمستحقات.

التقرير يوضح من أين تأتي البضاعة وبأي تكلفة

تقارير المشتريات حسب المورد أو الفرع

استخدم تقارير المشتريات لمعرفة مشتريات كل مورد، مشتريات كل فرع، وأكثر المنتجات شراءً. هذه القراءة تساعدك تفاوض المورد وتخطط للطلبات القادمة.

راجع السبب قبل تعديل المخزون أو الدفع

أخطاء شائعة وحلولها

إذا لم تزيد الكمية، راجع الفرع وحالة الفاتورة. إذا ظهر دين على مورد خاطئ، راجع اختيار المورد. إذا التكلفة غير صحيحة، راجع سعر الشراء والمصاريف قبل تعديل التقارير.